Автоматизация работы химчистки

Прачечная, автоматизировав свою деятельность, получает намного больше преимуществ, чем ее конкурентки с традиционным ведением работ по приему заказов. Попробуем коротко изложить те «преференции», что она получает после инсталляции программы автоматизации. Во-первых, база контрагентов в виде CRM-системы, контрагентов – так как это единая база поставщиков и клиентов.

Программа для химчистки и прачечной УСУ содержит контакты клиентов и всю историю контактов с ним, в том числе перечень заказов и их содержимого, на основании чего можно составить прогнозировать активность клиента в кратко- и среднесрочном периоде. В базе также указан тот прайс-лист, по которому идет расчет стоимости его заказов, так как у прачечной может быть предостаточное количество прайс-листов – для каждого клиента свой, согласно условиям подписанного договора.

Если между клиентом и прачечной есть договор, который, между прочим, программа составляет самостоятельно, то прачечная работает по частичной предоплате, что совершенно невозможно при разовых обращениях – в этом случае речь пойдет о полной оплате заказа. При неполной оплате заказа программа устанавливает контроль над неоплаченным остатком, выделяя такой заказ из общей массы определенным цветом.

Следует отметить, что все заказы имеют свой статус и соответствующую ему цветовую гамму, чтобы можно было визуально разграничить их между собой. Заказы составляют свою информационную базу, по которой можно оценивать спрос на услуги прачечной по определенным категориям наименований, сдаваемых в стирку. Для оформления заявки открывают окно заказа – специфичную учетную форму для ручного ввода данных. В этом окне указывают категорию услуг – прачечную, если предприятие быта оказывает разнообразные услуги, из выпадающего календаря выбирают дату приема и выдачи заказа, а также дату финальной оплаты согласно договору.

Здесь же указывают клиента, переходя из соответствующей ячейки в базу контрагентов и найдя его там, выбирают щелчком мышки. Это требование программы – только методом выбора добавляют информацию в такие формы. Состав заказа описывают, выбирая соответствующие наименования из прайс-листа, указывают нумератор, количество, степень изношенности, выявленные дефекты и т.д. И все это – при помощи мышки из выпадающих списков с предложенными вариантами ответов.

Расчет стоимости производится в автоматическом режиме – согласно настроенной калькуляции производственных операций. Клиент получает квитанцию с полной детализацией содержания заказа и стоимостью по каждому пункту. На квитанции есть штрихкод, по нему заказ будет идентифицирован на складе готовой продукции. В квитанции также могут быть описаны правила и требования прачечной, предъявляемые к заказам. Сам бланк будет представлен в именной форме – с реквизитами, контактами и логотипом прачечной для придания весомости документу.

После оплаты заказ поступает в работу. При этом создается вкладка История заказа, где можно поэтапно отслеживать степень его готовности. Если в работах принимают участие несколько работников прачечной, то программа создаст общий план работ, где для каждого отделения будут установлены свои сроки исполнения, за которыми также будет установлен контроль.

Как только заказ готов, оператор получает сигнал и может самостоятельно оповестить клиента о выполнении работ, а может это сделать сама автоматизированная система учета, отправив автоматическое sms-уведомление.

Прачечная в процессе своих работ использует моющие средства и иные расходные материалы, которые обязательно нужно учитывать, поскольку они имеют конкретную стоимость. Для такого учета в программе автоматизации формируется номенклатурный ряд, где представлены абсолютно все средства, которыми прачечная пользуется.

Настройка калькуляции позволяет рассчитать стоимость рабочих операций и учесть в ней стоимость моющих средств в том количестве, что предусмотрено технологией процесса. После поступления оплаты складской учет, который автоматизация ведет в режиме реального времени, автоматически списывает расчетное количество моющих средств с баланса прачечной.