Как организовать офисный переезд, и на что обратить внимание

Как правильно организовать офисный переезд начиная от планирования времени или дня недели и заканчивая расстановкой по помещению. Зачем нужен ответственный за переезд и что входит в его обязанности расскажет руководитель компании, специализирующейся на офисных переездах.

Компания «Gruz-Ok» специализируется на офисных переездах уже более десяти лет и ее руководитель Андрей Васильевич расскажет, как подготовить и осуществить офисный переезд избежав материальных потерь.

Андрей Васильевич, с чего начинается офисный переезд?

С решения переехать, а дальше начинается подготовка. На самом деле, все зависит от размера офиса и объема работ которые нужно выполнить. Небольшая компания может в телефонном режиме описать, что нужно перевезти, и мы можем посоветовать какой автомобиль необходим. Большим компаниям нужен оценщик, человек, который выезжает на место, смотрит что и в каком количестве нужно транспортировать и рекомендует тип и количество авто, а также грузчиков. Собственно, это уже и есть начало.

Подготовка — это оценка объема и определение какой автомобиль нужен?

Не совсем. Подготовка — это разборка мебели при необходимости. Упаковка мебели и формирование коробок. Офисный переезд очень щепетильный переезд и часто сталкиваемся с политикой компании. У некоторых предприятий есть жесткие требования о неразглашении коммерческой тайны, в таких случаях сотрудники самостоятельно упаковывают в коробки документацию и личные вещи. На самом деле, здесь больше этика, человек не склонен разрешать посторонним людям прикасаться к личным вещам. Поэтому наши грузчики привлекаются на разборку/сборку и упаковку столов, шкафов, реже на сборку коробок. В таких случаях машина подается позже.

Оценка, позволяет определить сколько грузчиков нужно, какой автомобиль и какой период займет офисный переезд. Оценка формирует цену, и появляется возможность предметно разговаривать о дате и времени.

Разборка и сборка мебели не обязательна? Когда нужно разбирать?

Иногда во главу угла ставится желание или нежелание руководителя компании, которую мы перевозим разобрать мебель. Но, бывают ситуации, когда это необходимо сделать. Хотя причина одна, ситуации может быть две:

• Габариты мебели не позволяют преодолеть дверные проемы. Как правило, подобные требования относятся к угловым диванам и столам, к некоторым типам шкафов и комодов.
• Отсутствует грузовой лифт, а габариты не позволяют размещать мебель в кабине пассажирского лифта. Для удешевления процесса мебель разбирается, что позволяет экономить на «поэтажке» (подъем без лифта оплачивается за каждый этаж и каждый предмет).

Офисный переезд занимает больше времени, если начинают перемещать вручную, без лифта. Также следует заранее позаботиться о наличии шуруповерта в случае разборки. При необходимости мы предоставляем оборудование, но, у наших грузчиков всегда присутствуют отвертки и пассатижи для небольших объемов. И оговаривается какой упаковочный материал будет использован, и кто будет заниматься его закупкой.

Какие машины, наиболее распространенные на офисные переезды?

Нет универсального автомобиля для перевозки. Многие апеллируют термином «меблевозка», как правило в этой роли выступает бортовой автомобиль, оборудованный дополнительными фиксаторами и такелажными ремнями. На самом деле может быть задействован как фургон, так и бортовой автомобиль. Все зависит от объема, и от около офисного пространства. Если подъезд не позволяет подогнать более габаритный автомобиль, может применяться микроавтобус.

Есть какие-то требования для выполнения офисного переезда?

Основные требования по перемещению груза. Даже наличие упаковки не позволяет небрежно относиться к перемещаемым предметам. Есть набор «никогда», которые всегда нужно помнить:

• Нельзя нести мебель фасадом к углу поворота или перилам
• Запрещено оставлять внутри шкафов незакрепленные полки или предметы, особенно стеклянные.
• Стеклянные фасады, если остаются на мебели, обязательно упаковывать и подписать.
• Коробки с хрупким грузом подписываются.

Как выбрать самое удачное время на офисный переезд?

Самое удачное время — это утро субботы и воскресенье для начала работы. Вечером в пятницу можно упаковать вещи по коробкам, и поручить этот процесс сотрудникам. И обязательно подписать каждую коробку, что упростить разгрузку и размещение вещей по кабинетам на новом месте. В субботу и воскресенье офисы как правило не работают, следовательно, никто не будет мешать и лифты будут свободны.

Кто такой «ответственный» за офисный переезд, и что входит в его обязанности?

Ответственный за офисный переезд, человек, который отвечает за весь процесс. Им может быть администратор или руководитель. В его обязанности входит контролировать работу грузчиков, организовывать упаковку и размещение. Он знает, что в какой кабинет будет расставляться в новом офисе. На загрузке показывает, что будет уезжать и владеет всей информацией про данный офисный переезд.

Спасибо за содержательный разговор.