Советы начинающим предпринимателям: что такое бэк-офис

Когда малый бизнес растет, предприниматели хватаются за голову, ведь не справляются с обязанностями. Разгрузить график владельцев бизнеса призваны возможности бэк-офиса, где есть услуги бухгалтерии, юрсопровождения, айтиконсультирования. О том, как передать часть бизнес—процессов на аутсорсинг, нам рассказала гендиректор Nota Group Татьяна Андрианова.

СУТЬ

Что такое бэк-офис? Речь идет о business process outsourcing. Это передача части внутренних процессов внешнему подрядчику.

"Например, есть IT-компания. Для ведения бизнеса нужны услуги бухгалтера, юриста, финансиста. Но часто нет смысла держать этих людей в штате, ведь они не загружены на 100%. А в случае возникновения сложных вопросов, предпринимателю приходится обращаться к внешним подрядчикам, если у своего специалиста нет нужной квалификации, например, в юриспруденции. Тогда бизнесмен нанимает компанию, в штате которой есть все сотрудники для сопровождения бизнеса", — разъясняет Андрианова.

Бэк-офис может оказывать юридическое, финансовое, тендерное, кадровое сопровождение, а также заниматься расследованиями корпоративных мошенничеств и внедрением 1С.

"В итоге бизнесмен может оставить в штате айти-компании только людей, которые производят продукт — например, программное обеспечение. А остальными процессами может заниматься бэк-офис", — уточняет эксперт.

ДЕНЬГИ

Услуги бэк-офиса актуальны для крупного и малого бизнеса, отмечают эксперты. То есть, определенные процессы на внешнее сопровождение могут отдать рестораны, магазины, станции техобслуживания, клиники, и такое обслуживание предпринимателю обойдется дешевле, нежели наем аналогичных сотрудников в штат.

"Допустим, в штате компании работают юрист и финансист, зарплата которых составляет 20 тыс. грн в месяц. Еще около 15 тыс. грн ежемесячно обходится их содержание – рабочее места, связь, налоги. А если компания принимает решение работать с бэк-офисом, расходы на содержание сотрудников сокращаются", — поясняет Андрианова.

Также эксперт обращает внимание, что в этих штатных расходах владелец должен учитывать и увеличение расходов на специалистов, когда компания идет в рост.

"Скажем, юрист компании обрабатывает 30 документов в месяц. Но идет расширение бизнеса и надо обрабатывать еще 15 документов ежемесячно. Тогда придется брать на работу еще юриста, который будет недозагружен, но тянет такое же количество расходов. А если предприниматель передает ежедневные процессы компании бэк-офису, можно договариваться о выполнении определенного количества работы и платить только за этот объем. Тогда расходы будут структурированы и не раздуты", — говорит Андрианова.

ВЫБОР

Эффективным сотрудничество с бэк-офисом может быть, только если эти услуги выполняют профессионалы. Поэтому перед подписанием договора с исполнителями предприниматель должен внимательно выбрать команду.

"Следует тщательно изучить предложение на рынке услуг, узнать количество людей в штате бэк-офиса, поинтересоваться его репутацией. А еще важно лично знакомиться с командой, чтобы в ходе беседы оценить, действительно ли это профессионалы", — поясняет Андрианова.